Besprechungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Kommunikation in Unternehmen, können aber oft als ineffektiv und stressig wahrgenommen werden. Die BG ETEM hat hilfreiche Ratschläge entwickelt, um Meetings effizienter zu gestalten. Indem man die Notwendigkeit hinterfragt, klare Ziele definiert und den Ablauf sorgfältig plant, können Besprechungen produktiver und weniger belastend für alle Teilnehmer sein.
Besprechungen optimieren: Kosten verringern, Nutzen erhöhen!
Besprechungen sind ein wesentlicher Bestandteil des Arbeitsalltags, sei es im Besprechungsraum oder per Videokonferenz. Allerdings empfinden viele Teilnehmer sie als kostspielig und nicht zielführend. Der Grund hierfür liegt oft darin, dass nicht klar ist, worum es in der Besprechung geht und welches Ziel verfolgt wird. Während einer Videokonferenz werden oft nebenbei andere Aufgaben erledigt, wodurch die eigentliche Besprechung nicht ausreichend wahrgenommen wird. Die investierte Zeit wird im Nachhinein als verschwendet angesehen, was zu Stress führen kann.
Eine regelmäßige Überprüfung und Optimierung der Anzahl und des Ablaufs von Besprechungen im Betrieb ist empfehlenswert, um Zeit und Kosten zu sparen. Die BG ETEM bietet wertvolle Tipps für Organisatoren von Meetings, um sowohl digitale als auch Präsenzbesprechungen effizienter und effektiver zu gestalten und bessere Ergebnisse zu erzielen.
- Um effektive Meetings zu gewährleisten, sollten Organisatoren immer wieder die Notwendigkeit von Besprechungen hinterfragen. Ist ein Meeting wirklich nötig oder könnte das Thema auch per E-Mail geklärt werden? Oft sind umfangreiche und genau terminierte Besprechungen nicht notwendig und Informationen lassen sich einfach schriftlich festhalten. Eine weitere Überlegung ist, ob eine persönliche Präsenzveranstaltung, bei der Teilnehmer möglicherweise weit anreisen müssen, wirklich erforderlich ist oder ob eine Videokonferenz ausreicht
- Zielsetzung ist ein wesentlicher Aspekt bei der Vorbereitung einer Besprechung. Durch eine klare Agenda und relevante Vorab-Informationen können sich die Teilnehmer optimal auf die Diskussion vorbereiten und somit zu einem produktiven Meeting beitragen, bei dem konstruktive Ergebnisse erzielt werden
- Wenn es um gemeinsame Entscheidungen geht, ist es ratsam, alle relevanten Personen zur Besprechung einzuladen, um sicherzustellen, dass alle Perspektiven berücksichtigt werden. Gleichzeitig ist es wichtig, die Liste der Eingeladenen kritisch zu überprüfen, um sicherzustellen, dass nur diejenigen teilnehmen, die einen direkten Beitrag zur Diskussion und Entscheidungsfindung leisten können. Den Nicht-Eingeladenen sollte klargemacht werden, dass ihre Abwesenheit nicht auf mangelnde Wertschätzung zurückzuführen ist, sondern darauf, dass ihre Teilnahme nicht notwendig ist, um die Effizienz der Besprechung zu steigern
- Bei Meetings mit einer umfangreichen Tagesordnung ist es entscheidend, den Ablauf gut zu planen, um effektiv zu arbeiten. Ein pünktlicher Start, klare Moderation und eine exakte Zeitplanung verhindern, dass sich die Teilnehmer an bestimmten Punkten verlieren und das Meeting unnötig verzögert wird
- Nach Abschluss einer Besprechung sollten alle Teilnehmer ein Protokoll erhalten, um sicherzustellen, dass die besprochenen Ergebnisse nicht verloren gehen. Zusätzlich sollten eventuelle Arbeitsaufträge klar und präzise verteilt werden, um sicherzustellen, dass die besprochenen Themen im Arbeitsalltag umgesetzt werden
Eine effektive Besprechung ist ein wichtiges Instrument, um effiziente Arbeitsabläufe zu fördern. Durch eine kritische Überprüfung der Notwendigkeit von Meetings und eine klare Definition von Zielen können diese effizienter gestaltet werden. Eine gezielte Einladung der relevanten Personen und eine sorgfältige Planung des Ablaufs ermöglichen es, die Zeit der Teilnehmerinnen und Teilnehmer optimal zu nutzen. Die Dokumentation der Ergebnisse und die Vergabe von konkreten Aufträgen stellen sicher, dass das Besprochene nicht in Vergessenheit gerät. Die Beachtung dieser Tipps der BG ETEM führt zu einer verbesserten Kommunikation und einer gesteigerten Produktivität im Unternehmen.
Diese Maßnahmen eröffnen Möglichkeiten, die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen zu verbessern und die Effizienz der Arbeitsabläufe zu steigern. Meetings können zu effektiven Austauschplattformen werden, anstatt Ressourcen zu verschwenden.
